Situation:
Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, die Projekttermine an das Projektteam auszusenden. Jede dieser Möglichkeiten hat Ihre Vor- und Nachteile:
Kopie des Projektplans als PDF an die betreffenden MitarbeiterInnen senden – Nachteile:
Mit dem Ausdruck ist der Inhalt schon wieder alt
schwierig, das richtige Format zu finden, damit möglichst alles gut lesbar ist.
Alle haben MS-Project installiert und sehen dort die aktuelle Taskplanung – Nachteile:
Höhere Lizenzkosten
Nicht alle können und wollen mit dem Tool umgehen.
Project Web App einsetzen – Nachteile:
Lizenzen für Project Essentials notwendig
Es sind leider viele Informationen, die zwar in der Client-Version von MS-Project dargestellt werden können, nicht aber in der Webapp.
Allocatus
Vorteile:
- Einbindung der Tasks als Outlook-Termine ins MS Project durch ein Plug in
Die Termine müssen von den MitarbeiterInnen nicht bestätigt werden. - Es können auch gezielt Informationen aus den Tasks (z.B. Notizen) in diese Termine übernommen werden.
- E-Mail-Adressen der Mitarbeiter werden auf dem Server hinterlegt und die Mitarbeiter müssen kein neues Tool einsetzen. Die Termine werden mit Allocatus eingetragen bzw. aktualisiert.
Nachteile:
- Es kostet auch Lizenzen und Wartung – ist aber überschaubar
- Bei der Projektplanung muss man genau unterscheiden, was bereits veröffentlicht werden kann und was noch nicht.
Lösung bei DBConcepts mit Allocatus:
Die Termine können als ganztätig eingetragen oder mit genauer Zeitangabe. Dies eignet sich besonders für ein stundengenaue Planung (z.B. in Cut-Over Situationen). Die eingetragenen Termine durch den Allocatus müssen nicht vom Bearbeiter bestätigt werden, weil Sie in der Planung bereits abgestimmt worden sind. Werden im Projektplan Notizen hinterlegt – so werden diese bei der Veröffentlichung vom Allocatus auch berücksichtigt und mit dem Termin eintragen (siehe Bild oben).
Terminansicht vom Allocatus im Outlook Kalender mit den Projektinformationen wie:
- Name
- Uhrzeit
- Notizen
- Arbeitspaketnummer
Auch die Abwesenheiten lassen sich optimal mit den Allocatus verbinden. Im MS Project wird die Abwesenheit der Mitarbeiterinnen eingetragen und mit Allocatus zugleich in den Outlook Kalender. Somit hat der Projektleiter und auch die Kollegen einen Überblick über die Abwesenheit des Kollegen.
Fazit
- Die Einbindung von Allocatus hat die Terminorganisation enorm verbessert und erleichtert.
- Allocatus erspart uns Zeit bei der manuellen Pflege von Projektterminen.
- Mitarbeiterinnen sehen sogar Ihre Termine am Mobiltelefon (Voraussetzung Outlook Client ist eingerichtet).
Installation und Inbetriebnahme
Um einen Allocatus Dienst einzurichten sind folgende Komponenten bzw. Schritte nötig:
- Allocatus Lizenzen erwerben und den Allocatus Server installieren
- Abstimmung der Inhalte für die Outlooktermine mit dem Hersteller.
- Konfiguration der E-Mail-Adressen im MS-Project (Ressourcenpool) und im Allocatus
- Plugin MS-Project installieren und konfigurieren
- Allocatus-Settings im MS-Project
6. Projektplan veröffentlichen:
Schritt 1: Tasks zur Veröffentlichung kennzeichnen
Schritt 2: Button „Update“ aktivieren
Quelle: https://www.allocatus.com/home
